Dar retroalimentación a los compañeros en el lugar de trabajo: cultivar conversaciones constructivas

Dar feedback valioso es un arte. Hacerlo bien puede tener un impacto inmenso en el trabajo. 

La retroalimentación significativa no se limita a los líderes y gerentes; los pares y compañeros de trabajo también tienen información valiosa que ofrecerse entre sí.

En lo que respecta a las solicitudes de retroalimentación de los compañeros, aprendí un enfoque reflexivo cuando era estudiante en una clase de interpretación y que se me quedó grabado toda la vida. Lo he modificado para usarlo en relaciones personales, conversaciones profesionales y mientras abordo cualquier tema complicado. Este enfoque se llama Proceso de respuesta crítica.

¿Qué es el Proceso de Respuesta Crítica?

El proceso de respuesta crítica (PRC) fue desarrollado por Liz Lerman , una intérprete, coreógrafa y profesora galardonada. Ella conceptualizó el proceso basándose en sus años de experiencia en el mundo del espectáculo y en 2003 publicó «Proceso de respuesta crítica: cómo obtener comentarios útiles sobre cualquier cosa que haga, desde la danza hasta el postre», en coautoría con John Borstel.

Entonces, ¿qué es exactamente el CRP?, tal como estaba originalmente pensado para las actuaciones. Compartiré una versión modificada para una retroalimentación eficaz entre pares en el lugar de trabajo. El trabajo de Lerman utiliza «artista» para referirse a la persona que recibe la retroalimentación y «respondedor» para referirse a la audiencia de pares. Yo utilizaré «receptor» para referirme a la persona que recibe la retroalimentación y «tú» para referirme al par que ofrece la retroalimentación.

Paso 1. Declaraciones de significado

Los encuestados indican lo que fue significativo, evocador, interesante, emocionante y/o sorprendente en la obra que acaban de presenciar.

¡Comience la conversación con los aspectos positivos! Comparta lo que notó sobre el trabajo del receptor: qué fue particularmente efectivo y qué benefició su experiencia en el proyecto. Esto establece un tono positivo para la discusión.

Si se trata de una conversación interpersonal en la que alguien te pide un consejo, aprovecha este momento para compartir lo que crees que ha hecho bien hasta el momento. Puede ser algo tan sencillo como: “Acabas de explicar que te sientes muy bien” o “Creo que eres muy consciente de la situación”.

Es fundamental que estos comentarios sean genuinos. No invente comentarios positivos solo por ser positivo. Este proceso se nutre de interacciones reflexivas para generar confianza.

Si no tienes nada positivo que decir en este momento, repite la información que te presentaron. En una situación laboral, podría ser algo como: “Durante este proyecto, te concentraste en X y el resultado fue Y”. En una situación personal, podría ser algo como: “Te sientes frustrado con tu amigo por cómo te habló el otro día”.

Esto crea las bases para la conversación futura y garantiza que todos estén en la misma sintonía y comprendan lo que se discutirá.

Paso 2. El artista como cuestionador

El artista hace preguntas sobre la obra. Al responder, los participantes se centran en el tema de la pregunta y pueden expresar opiniones en respuesta directa a las preguntas del artista.

Aquí es donde el receptor puede presentar los temas sobre los que desea recibir comentarios. Tal vez se esté preguntando sobre las líneas de comunicación a lo largo del proyecto o cómo su proceso afectó a las otras personas involucradas.

Este paso es menos aplicable a situaciones fuera de la actuación, pero sigue siendo valioso para establecer un espacio en el que el receptor también pueda hacer preguntas. Una línea de comunicación abierta es crucial.

Paso 3. Preguntas neutrales

Los encuestados hacen preguntas neutrales sobre la obra y el artista responde. Las preguntas son neutrales cuando no contienen ninguna opinión.

Este paso es uno de los pasos más fundamentales, desafiantes y mal entendidos del Proceso de Respuesta Crítica.

Este paso es para que el receptor reflexione sobre su proceso y experiencia. El receptor no responde las preguntas en este punto, por eso es tan importante que las preguntas sean neutrales. Lo más importante que hay que evitar aquí es la agresión pasiva, que romperá la confianza y descarrilará todo el proceso.

A continuación se muestran algunos ejemplos de preguntas neutrales:

En una situación interpersonal:
“¿Qué esperabas comunicar al decir X?” “¿Estás contento con el resultado de la situación?” “¿Qué cambiarías si pudieras hacerlo de nuevo?”

En una situación de trabajo:
“¿Cómo surgió la idea de hacer X?” “¿Qué necesidad del cliente abordó este proyecto?” “¿Cómo se siente con el trabajo realizado?”

Paso 4. Hora de la opinión

Los encuestados expresan sus opiniones, con el permiso del artista; el artista tiene la opción de decir que no.

En mi opinión, esta es la parte más importante y aplicable del CRP. Es el enfoque que adopto en cada interacción que puedo. Es simple: ofrecer áreas generales de retroalimentación y preguntar si se las solicita. Solo ser específico si el receptor acepta la retroalimentación.

Este enfoque ha cambiado mi forma de comunicarme. Me recuerda que debo centrarme en un diálogo reflexivo en lugar de simplemente expresar mi opinión. También me anima a dedicar tiempo a entablar relaciones.

Con este enfoque, cuando un compañero de trabajo se siente frustrado, puedo decirle: «Tengo una idea sobre cómo podríamos abordar esto si estás interesado. ¿Estás buscando ese tipo de aportes?»

Muchas veces, alguien simplemente se está desahogando y necesita que alguien lo escuche. En lugar de frustrarlo con comentarios no solicitados que lo hagan sentir incomprendido y a mí no apreciado, preguntarle le da la oportunidad de decir: «Solo necesitaba hablarlo, gracias» o de pedirme sinceramente mi opinión.

Si un colega pintor tiene dificultades con su obra y me pide que la mire, yo puedo preguntarle: “¿Qué tipo de comentarios estás buscando? Tengo ideas sobre tu paleta de colores y una idea para la ubicación del cabello de tu modelo”. Puede decir: “Me gustaría saber qué piensas sobre los colores, pero no estoy listo para recibir ideas sobre la ubicación”, y puedo perfeccionar mis comentarios específicamente en función de sus necesidades. (Este es un ejemplo real que utilicé en una clase de arte).

La respuesta del receptor será: “Me gustaría escuchar sobre Y, pero no sobre X o Z”, “Me gustaría escuchar todos los puntos de vista” o “No quiero recibir comentarios sobre esas áreas”.

Depende de usted seguir su ejemplo y brindar retroalimentación sobre las áreas aceptadas. No se exceda ni se deje llevar; respete las pautas que le dé su colega.

¿Por qué funciona esta retroalimentación entre pares?

Esta estructura de retroalimentación funciona por varias razones.

Pone el consentimiento en primer plano. Recibir retroalimentación es un proceso vulnerable. A menudo, los trabajadores solo reciben retroalimentación después de haber cometido un error. La retroalimentación (buena, mala y neutral) debe estar incorporada a los procesos de una organización y ser una parte común del trabajo en equipo.

Aumenta las conversaciones productivas. Al preguntar específicamente qué está dispuesto a recibir alguien, te aseguras de que tu opinión no pase desapercibida. La opción de decir no es crucial para la CRP; requiere valentía. Puede ser difícil decir: «No quiero oír hablar de X en este momento», como receptor, y puede ser difícil contenerse como su interlocutor, pero la vulnerabilidad para hacerlo ayuda mucho a generar confianza.

Proporciona claridad y evita conflictos. Si le preocupa decir algo incorrecto o molestar a sus colegas, especialmente cuando tiene que comunicar algo que podría ser difícil, la CRP es un método excelente. Al adoptar este enfoque reflexivo y estructurado, no tiene por qué preocuparse. Tiene permiso para brindar comentarios que se le soliciten expresamente. Las conversaciones resultantes son más cómodas, confiables y productivas.

Cómo adoptar una retroalimentación eficaz entre pares

Aunque el CRP se creó inicialmente para la retroalimentación del desempeño, se puede aplicar a cualquier área de la comunicación. Se trata más de una actitud reflexiva que de otra cosa: acercarse a los demás con consideración y atención. Puede resultar abrumador recordar todos los pasos; el proceso se vuelve más fácil con la práctica, y lo más importante que hay que recordar es que se trata de ofrecer información, no de imponerla a las personas que nos rodean.

Si tiene algo que aprender, que sea esto: pregunte qué tipo de comentarios busca la persona. ¿Está desahogándose? ¿Quiere que usted haga de abogado del diablo? ¿Quiere compasión? ¿Debería ofrecer comentarios prácticos o simplemente observaciones generales? ¡La mejor manera de saberlo es preguntar!

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